PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ KALİTENİN ANAHTARIDIR!

Problem:

Kurumun etkinliğini bozarak amacına ulaşmasını veya amaca yönelik çabaları engelleyen, hizmet alanı memnun etmeyen her durumdur.
Mevcut bilgi birikimiyle çözümü olmayan bir durumdur.
Hakkında araştırma yapılıp, üzerinde düşünülerek çözülecek durumdur.

Problemin tanımı, problem çözmenin temel noktasını oluşturur:

İyi tanımlanmış bir problem, çözüm için gereken araştırmanın yarısını gerçekleştirmek demektir.
Problemin tespit edildiği her yerde bir gelişme fırsatı vardır.
Problemleri gizlemek yerine çözüm için harekete geçmek gereklidir.
Bir problemin ancak %15 i görünür diğer kısmı araştırıldıkça ortaya çıkar buna buzdağı ilkesi denir.

“Tanım kişi değil ekip tarafından yapılmalıdır…”

Ekip;

problemin tanımı üzerinde hemfikir,
problemin tanımını açık ve çözüm eylemine dönüştürülebilir buluyor,
problemin ve çözümünün neden önemli olduğuna dair bir gerekçe üzerinde hemfikir,
sorunu çözmek için etkili bir şekilde sorumluluk alacak ise başarılı bir problem tanımı yapılmıştır.

Kurumda bir problemin varlığı, problemin fark edilmesiyle başlar.

Asıl problem ise problemin yol açtığı rahatsızlıktan onu yaratanların değil, başkalarının etkilenmesidir.
İnsanlar başkalarının yarattığı problemlere duyarlı iken genellikle kendi yarattıkları problemlere karşı duyarsızdırlar.
Bazı yöneticiler karşılaştıkları problemleri çözmek yerine onu gizlemeye çalışırlar. Bunun temel nedeni;

Problemin getireceği yükün altında kalacakları korkusu,
Problemi çözemeyecekleri endişesi,
Problemin varlığı yönetimin yetersiz olduğu düşüncesidir.
Kurumda yaşanan problemler çözülmez ise; çalışanların motivasyonu kırılır ve problemden yakınmalar sebebiyle iş yapmaya zaman kalmaz.

Problem Çözme Yöntem ve Tekniklerinin Sınıflandırılması

Bir problemin altında yatan asıl nedeni (leri) bulmak için uygulanan bir yöntemdir.
Tarafsızlığa ve analitik yaklaşıma dayanır.
Yöntemin temelinde ardı ardına «Neden?» sorusunu sormak yatar.
Hataya neden olan temel nedene ulaşıncaya kadar «Neden?» sorularına devam edilir.
Bir kurumdaki uygulamaları ve yerleşik inançları tartışmak ve anlamak için sistematik bir yöntem sunar.
Kişilere değil, sistemlere ve süreçlere odaklanır.

Bir fikir listesi oluşturmak amacıyla yapılır.

Uyulması Gereken Kurallar:

Beyin Fırtınasının konusu, tüm üyelere açık bir dille anlatılır.
Herkese düşünmek için bir iki dakika süre verilir.
Herkese düşüncesi sorulur ve hiçbir düşünce atlanmaz.
Takımın bütün üyelerinin katılması teşvik edilir.
Kişiler birbirleri üzerinde yargı ve eleştiride bulunmaz.
Bütün fikirler takım üyelerinin hepsinin görebileceği bir yere (flip-chart) yazılır ve daha sonra üzerinden geçilir.
Beyin fırtınası bitiminde tartışılır ya da kritik yapılır.

Diğer araçlar bir sonraki yazıda…

Einstein, A. (Atıf). Problem çözmenin önemi üzerine bilinen bir söz.

Kahveci, N. (2018). Süreç iyileştirmede problem çözme teknikleri. Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 5(3), 192-200.

Aksaraylı, M. (2020). Proje Yönetimi Ders Notları.

🖋 Dr. Ayşem Ece Yalçınkaya – Veri Analizi ve Yönetim Sistemleri Eğitmeni, Denetçi ve Süreç Mimarı