Toplantı Yönetimi: Başarı için Stratejik Yaklaşım

Toplantılar, bir işletme ve kurum için en önemli iç iletişim araçlarındandır. Toplantılar sadece bilgi alışverişi değil bilginin çoğaldığı, üretildiği ortamlar olarak ifade edilebilir. Ancak bir toplantı sadece bir araya gelmek değil, amaç veya amaçlar doğrultusunda etkili ve verimli bir etkileşim alanı oluşturmak olmalıdır. Ne yazık ki çoğu zaman toplantılar plansız, hedefsiz ve verimsiz bir şekilde gerçekleşir. Bu da çalışanlarda hayal kırıklığı, zaman kaybı ve motivasyon düşüşüne neden olur.

Bu yazıda etkili toplantı yönetiminin önemini, verimsiz toplantıların zararlarını ve iyi bir toplantının kuruma nasıl değer kattığını ele alıyoruz.

---

🎯 Toplantıların Gerçek Amaçları

İyi planlanmış bir toplantı aşağıdaki amaçlara hizmet eder:

• Bilgi paylaşmak ve güncel gelişmeleri aktarmak
• Fikir üretmek ve karar almak
• Problemleri birlikte analiz edip çözmek
• Ekip ruhu oluşturmak
• Çalışanları motive etmek
• Stratejik planlama ve iş bölümü yapmak
• Karşılıklı geri bildirim sağlamak
• Eğitim ve gelişim fırsatları sunmak

Amaçsız bir toplantı, sadece zaman değil aynı zamanda çalışan bağlılığı ve dikkatini de tüketir.

---

❌ Toplantıya Gerek Olmayan Durumlar

Her konu toplantı gerektirmez. Aşağıdaki durumlarda toplantı yerine kısa bir telefon, e-posta ya da birebir görüşme tercih edilmelidir:

• Konu önemsizse veya gizlilik içeriyorsa
• Hazırlık yapılmamışsa ya da veriler yetersizse
• Karar zaten verilmişse
• Grup içinde ciddi çatışmalar varsa

---

⚠️ Verimsiz Toplantıların Nedenleri

• Toplantının amacı net değil
• Gündem paylaşılmamış
• Katılımcılar geç geliyor ya da ilgisiz kişiler toplantıya dahil ediliyor
• Moderasyon eksikliği
• Süre sınırlaması yok
• Karara varılamıyor
• Zaman ve mekan uygun seçilmemiş

Bunlar, toplantının etkisini düşüren yaygın hatalardır.

---

🧠 Katılımcılar Üzerindeki Olumsuz Etkiler

Yapılan araştırmalar, profesyonellerin toplantılar sırasında:

• Hayal kurduğunu
• Konudan koptuğunu
• E-postalarını kontrol ettiğini
• Toplantıya geç katıldığını ya da hiç gelmediğini ifade ettiğini gösteriyor.

Bu durumlar toplantının etkisini sıfırlarken, çalışanların enerjisini ve odak süresini de azaltıyor.

---

💸 Verimsiz Toplantıların Maliyeti

• Daha fazla toplantıya ihtiyaç duyulur
• Çalışanların üretken zamanı azalır
• Karar alma süreçleri uzar
• Bilgiler yeterince kullanılamaz
• Çalışanlarda motivasyon kaybı oluşur
• Kurumsal kültürde güvensizlik yaratır

Verimsiz toplantıların organizasyonlara yıllık maliyetinin milyarlarca lira olduğu tahmin edilmektedir (Doodle, 2019; Harvard Business Review, 2020).

---

✅ Etkili Toplantıların Kazandırdıkları

• Güçlü iletişim ve bilgi akışı
• Hızlı ve doğru karar alma
• Katılım ve sahiplenme duygusu
• Ortak akıl ve yaratıcılık
• Kurum içi öğrenme kültürü
• İş birliği, güven ve ekip ruhu

---

📝 Toplantı Kültürünü Değiştirin, Kurumunuz Nefes Alsın

Toplantılar, doğru yönetildiğinde birer stratejik araçtır.
Amaçsız, plansız ve kötü yönetilen her toplantı ise birer verimlilik tuzağıdır.

Bir toplantıya zaman ayırmadan önce kendinize şu soruyu sorun:
➡️ “Bu toplantı gerçekten gerekli mi?”
➡️ “Amaç net mi, gündem belli mi?”

Yanıtınız “evet”se, doğru yoldasınız.

GEREKLİ DURUMLARDA TOPLANTIYI KONTROL ALTINDA TUTMAK İÇİN KULLANILACAK TAKTİKLER

 GÖRÜŞMELER KONTROLDEN ÇIKARSA :

1. Ayağa kalkın. Masanın başında yapılan bu hareket dikkatleri başkana çekecektir.
2. Varsa (Kara:) tahtayı kullanın.
3. Kontrol dışına çıkmış olan katılımcıya bir soru sorun.
4. Gruptaki en saygı değer katılımcıya bir soru sorun.
5. Gözlerinizi kullanın. Gözlerinizi kontrol dışına çıkmış olan kişiye dikerek onun dikkatini çekip, susmasını sağlayabilirsiniz.
6. Konunun yeni bir safhasına geçin.
7. Nazik fakat otoriter bir tavırla katılımcılara çağrıda bulunun.

ÜYELER KONUYU DAĞITARAK AMAÇTAN UZAKLAŞIRLARSA :

1. Direkt olarak tartışmanın problemle olan ilgisini sorun.
2. Dağılmış olan konuşmaları yavaş yavaş ana konuya yaklaştırın. Katılımcıların sözlerine yeni bir biçim vermek toplantı başkanının ( yöneticisinin) en önemli görevlerinden biridir.
3. Ana konuyla ilgili yeni bilgiler verin.
4. Tartışmaları özetleyin.
5. Görüşme planını dikkatle hazırlayıp katılımcılara bildirin ve bu planı titizlikle uygulayarak bu tür sapmaları önleyin.

TOPLANTIDAKİLER SUSARSA :

1. Birisine cevaplayabileceğinden emin olduğunuz bir soru yönelterek görüşmeleri yeniden başlatın.
2. Önce “Evet” veya “Hayır”la cevaplandırılabilecek bir soru sorun. Cevabı alınca “Niçin?” diye devam edin.
3. Grubu ilgilendirecek bir soru sorun.
4. Grubu kızdıracak veya katılımcılardan birini sıkıntıya sokacak herhangi bir soru sormaktan kaçının.

BİRİ KARŞI ÇIKARSA :

1. Sorularının veya itirazlarının diğer katılımcılar tarafından cevaplandırılmasına izin verin.

KATILIMCILAR ARASINDA SERT BİR TARTIŞMA ÇIKARSA :

1. Açıklamalarda bulunarak veya görüşmeleri özetleyerek herkesin yatışmasını bekleyin.
2. Bir soru sorarak araya girin.
3. Son konuşanın sözlerini tekrarlayın.
4. Münakaşa konu ile ilgili ise, tartışmacılara roller vererek görüşlerini belirtmelerine imkan verin.

BİR VEYA BİRKAÇ KATILIMCI SIKILGANSA :

1. O kişinin cevaplandırabileceği soruları sorun.
2. İyi bir şey söylediği zaman o kişiyi övün.

BİR KATILIMCI DEVAMLI TOPLANTI YÖNETİCİSİNİN VEYA DİĞER BİR KATILIMCININ GÖRÜŞLERİNE KARŞI ÇIKARSA :

1. Düşmanlığın sebebini öğrenmeye çalışın.
2. Görüşlerini değişik şekilde ifade ederek daha yumuşak hale getirin.
3. Görüşlerini tartışma konusu yaparak diğer katılımcıları ona karşı kullanın.
4. Mümkünse, azınlıkta olduğunu gösterin.

GÖRÜŞÜLEN KONU KATILIMCILARIN YETKİLERİNİ AŞIYORSA :

Görüşülmesinde yarar olmadığını bildirerek başka bir konuya geçin.

GRUPTAKİLER BAŞKA OLAYLARDAN DOLAYI HUZURSUZLUK DUYUYORLARSA :

1. Görüşmelere mizah katarak onların huzursuzluklarını dağıtmaya çalışın. En etkilisi:)
2. Sıkıntılarını açıklamalarına izin verin. Böylece biraz rahatlayarak görüşülen konuya eğilebilirler.
3. Bu olayların olumlu önlerini göstermeye çalışın.

Zamanı etkin ve verimli kullanabildiğiniz, stratejik amaçlara hizmet eden toplantılar düzenlemeniz dileği ile…

---

📚 Kaynakça:

1. Harvard Business Review (2020). Why Your Meetings Stink—and What to Do About It.
2. Doodle (2019). State of Meetings Report: How Much Are Bad Meetings Costing Your Business?
3. Allen, J., et al. (2015). The Science of Meetings: Using Organizational Research to Improve Meetings.
4. Sinek, S. (2014). Leaders Eat Last.
5. Robbins, S. P. & Judge, T. A. (2019). Organizational Behavior, Pearson Education.

---

🖋 Dr. Ayşem Ece Yalçınkaya – Veri Analizi ve Yönetim Sistemleri Eğitmeni, Denetçi ve Süreç Mimarı

📌 www.aysemece.com | 📧 iletisim: aysemece@gmail.com