Şirketlerde en çok tartışılan ama en az çözülen konulardan biri organizasyon şeması. Peki neden bu kadar sık sorgulanıyor? Çünkü çoğu zaman bu şemalar, işin doğasına göre değil, kişilere ve alışkanlıklara göre şekilleniyor.
Birlikte çalıştığım şirketlerin istinasız tamamında, yönetim ve organizasyon yapısının her seviyede sürekli sorgulandığını görüyorum. Yürüttüğümüz iç kontrol veya iç denetim projeleri sırasında, şirketleri tanıdıkça bu konuda haklı olduklarını fark ediyorum.
Sorgulayan ve kaygı duyanlar ile yönetim ve organizasyon yapısını işlevsiz ve verimsiz kılanların aynı kişiler (tüm yönetim kademeleri) olmaları ise ilginç bir çelişki ancak asla tesadüf değil.
💬 “Sorunun parçası olanlar, çözümün parçası olmayı reddettikçe organizasyonlar tıkanmaya mahkumdur.”
📌 Organizasyon Şeması Nedir?
Organizasyon şeması, bir işletmede çalışanların, bölümlerin ve yönetsel birimlerin yetki, sorumluluk ve iletişim ilişkilerini gösteren şematik bir yapıdır.
Kısaca: “Kim kime bağlı?”, “Kim ne yapar?” sorularını yanıtlar.
📂 Organizasyon Şeması Türleri
1. Dikey (Hiyerarşik) Organizasyon Şeması
- En yaygın türdür.
- En üstte yönetim, aşağıya doğru hiyerarşi yer alır.
- Yetki yukarıdan aşağıya akar.
2. Yatay Organizasyon Şeması
- Hiyerarşi yerine takım çalışması ve eşitlik ön plandadır.
- Start-up veya proje bazlı şirketlerde tercih edilir.
3. Matris Organizasyon Şeması
- Kişiler aynı anda birden fazla yöneticiye rapor verir.
- Proje + fonksiyonel birimler bir arada çalışır.
4. Daire (Döngüsel) Organizasyon Şeması
- Merkezde lider yer alır, çevresinde ekipler bulunur.
- İletişimi ve iş birliğini vurgular.
5. Proje Tabanlı Organizasyon Şeması
- Projeye özel ekipler oluşturulur.
- Geçici ve esnek yapılar içerir.
6. Ağ (Network) Organizasyon Şeması
- Sanal ekipler, dış kaynaklar ve iş ortakları dahil edilir.
- Karmaşık ama esnek yapılara uygundur.
🎯 Kullanım Alanları
- Şirket içi görev dağılımı
- Yeni işe alım süreçleri
- İletişim ve raporlama düzeni
- İç denetim ve kurumsal yönetim faaliyetleri
🎯 Sıkıntı Nerede Başlıyor?
Üçüncü ve ikinci taraf denetimlerini ve danışmanlık süreçlerini yürüttüğüm hemen her kurumda gördüğüm ortak tablo:
Yönetim katmanları – en üstten en alta kadar – mevcut yapıyı sorguluyor. Ancak ilginçtir ki, aynı yöneticiler bu işlevsiz yapının mimarları. Kimse sorumluluğu üzerine almıyor.
Şirket içi ağır işleyen karar süreçlerinin sorumlusunun, bu şekilde çalışılması için direktifler veren şirket CEO’su olduğu ya da tedarik zincirinde yaşanan gecikmelerin, zincir yöneticisinin diğer birim yöneticileri ile arasındaki iletişim ve koordinasyonsuzluktan kaynaklandığının ortaya koyulması bazen tatsız olabiliyor.
Oysa süreçleri yavaşlatan, karar alma mekanizmalarını kilitleyen, aslında ilgili yöneticilerin tercihleri.
👉 Örneğin, CEO’nun talimatları ile şekillenen karmaşık karar yapıları, zincirdeki iletişim kopuklukları…
🧠 Çözüm: Aynaya Bakmakla Başlar
Sorunun çözümü için önce sorunun kaynağı ve kökü üzerinde uzlaşmak gerek. Sorun varsa, kendiliğinden ortaya çıkmıyor. Zaman içinde yönetim ve organizasyona ilişkin hatalı kararlar ve uygulamalar sorunu ortaya çıkartıyor. Önce bu durumu kabul etmek gerekiyor.
Peki çözüm nerede? Herkesin birbirini suçladığı ve kimsenin memnun olmadığı organizasyon şemaları yerine, etkinlik ve verimlilik odaklı, hakkaniyet ve liyakat ilkelerine uygun şemaları nasıl oluşturabiliriz?
- İşe kurumsal yapının analizi ve mevcut durum değerlendirmesi ile başlamak gerekiyor.
- Bunun için iş ve süreç analizleri önem kazanıyor.
- Şirket veya kurum olarak vizyonumuz ne, misyonumuz nedir, biz ne iş yapıyoruz soruları ile başlayıp, bu işleri nasıl yapıyoruz, kimlerle yapıyoruz, bu işlerin birbirleri ile ilişkisi nedir, bu işlerden ne çıktı elde ediyoruz, kime fayda sağlıyoruz sorularının sorulması gerekiyor.
Ancak bu sorulara doğru ve samimi cevaplar aldıktan sonra yola devam edebiliriz. Dürüst ve gerçekçi cevaplar sonucu, şirketin tüm süreçleri, sistemleri, görevleri ve bunların birbirleri ile ilişkileri irdelenmiş, değerlendirilmiş oluyor.
Bir organizasyon şeması, masa başında birkaç yöneticiyle “kime ne pozisyon verelim?” toplantısıyla hazırlanmaz. Kurumsal mimarinin temelinde şu sorular yer almalı:
Biz kimiz? Ne iş yapıyoruz?
Bu işi nasıl, kimlerle yapıyoruz?
Bu süreçler arasında nasıl bir ilişki var?
Ne üretiyoruz ve kime fayda sağlıyoruz?
🔧 Ne Yapmalı?
Bu aşamada bir önceki aşamada tespit edilmiş olan tüm sistemsel zayıflıklar, darboğazlar, verimsizlikler ile süreçler arası uyumsuzluklar, veri, bilgi ve iletişim aksaklıkları ve koordinasyon sorunlarının ortadan kaldırılması için ne yapılması gerektiğine karar veriliyor.
Süreçlerimizi iyileştirmek (BPI), gerekli olduğu noktada yeniden tasarlamak (BPR), iş ve süreç analizleri sonucunda kurumun tüm organizasyon yapısını, kurumsal sistemleri (bilgi sistemleri, TKY, ERP, iç kontrol, kurumsal risk yönetimi, iç denetim) de entegre etmek suretiyle yeniden yapılandırmak (re-engineering) mümkün hale geliyor.
Tüm iyileştirme ve yeniden yapılandırma çalışmaları donanım, veri, personel, süreç, strateji katmanları birbirleri ile ilişkilendirilmek suretiyle kurumsal mimari çerçevesinde sağlıklı bir şekilde yürütülebiliyor.
Tanımlama, iyileştirme ve geliştirme çalışmaları sonrası oluşturulacak şemalar son derece sağlıklı oluyor.
Peki bu çalışmalar tamamlanana kadar şirketler ne yapmalı?
Sanıyorum en iyi çözüm, yapılanma ve dönüşüm sürecinde, organizasyon şemalarındaki tüm pozisyonların, mümkün olduğunca iyi iletişimci, dönüşüme istekli ve alanında uzman yöneticiler ile oluşturulması. Eski şemanın süreç tamamlanana kadar kullanılması münkün olabiliyor.
Kurumsal yapıdaki darboğazları görmek ve gidermek için şu adımlar izlenmeli:
İş ve Süreç Analizi ile mevcut tablo netleştirilmeli.
BPI/BPR gibi yöntemlerle iyileştirme ve yeniden tasarım sağlanmalı.
Kurumsal Mimari yaklaşımı ile süreç, insan, teknoloji ve strateji entegre edilmeli.
Bu sistematik yapı sayesinde organizasyon şeması, sadece bir şema değil, bir stratejik yönetim aracı haline gelir.
👥 İşe Göre Kişi, Kişiye Göre İş Değil
En yaygın hata!!! Pozisyonlara değil kişilere göre şema oluşturmak. Oysa doğru yöntem:
“İşin gereklerini belirle, sonra doğru kişiyi seç.”
Doğru tanımlanmış bir organizasyon, kişilere değil, vizyona ve işin doğasına göre şekillenir.
🚀 Sonuç: Organizasyon Şeması Bir Başlangıçtır
Organizasyon şeması oluşturmak stratejik yönetim ile başlayan, süreç yönetimi ile devam eden, performans yönetimi ile son bulan ve her aşamada kurumsal sistemlerin desteği ile yürüyen bir çalışmadır. Organizasyon şemalarında yer alan her bir kademe, bu kademelerdeki her bir pozisyon, esasen iş süreçleri ve kurumsal sistemler çerçevesinde şekillenen, görevler, sorumluluklar ve yetkiler ile iletişim ağları göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır.
Organizasyon şeması, şirketin liderlik anlayışının, yönetim kapasitesinin ve stratejik duruşunun ayna yansımasıdır. Bu yüzden ciddi analizler, açık iletişim ve dönüşüme açık yöneticilerle inşa edilmelidir.
📚 Kaynakça
- T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı. (2020). İşletmelerde Yönetim Modelleri El Kitabı.
- Robbins, S. P., & Coulter, M. (2018). Management (14th Edition). Pearson Education.
- Koçel, Tamer. (2019). İşletme Yöneticiliği. Beta Yayıncılık.
- Bursal, M. (2021). Modern Yönetim Yaklaşımları. Nobel Akademik Yayıncılık.
🖋 Dr. Ayşem Ece Yalçınkaya – Veri Analizi ve Yönetim Sistemleri Eğitmeni, Denetçi ve Süreç Mimarı
KalitEce's Blog 
Doğru organizasyona ulaşmanın tek yolu, süreçleri yapılandırmaktan geçer. Bundan bahsetmeniz yazınızı farklı kılmış, kutlarım.
BeğenBeğen
Hasan Bey, değerli yorumunuz için teşekkür ederim. Süreç yönetimi dünden bugüne önemini korumakla birlikte gelecek dönemler için yazılımdan, hizmet ve üretim süreçlerine kadar çok daha kıymetli.
BeğenBeğen